İDARİ HİZMETLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI

1- Daire Başkanlığının misyonu ve vizyonu çerçevesinde sorumlu olduğu şubenin işleyişini yürütmek, sevk ve idaresini sağlamak.

2- Birimi ilgilendiren kurum içi ve   kurum dışı yazışmaların yapılmasını, onaylarının alınmasını sağlamak ve bunlara ilişkin İdareye bilgilendirmede bulunmak.

3- Kütüphane çalışanlarının tüm özlük  işlemlerinin, yazışmalarının yapılmasını sağlamak ve takibini yapmak. Tüm bu işlemlerle ilgili İdareye bilgilendirmede bulunmak.

4- Kütüphane binasında verilen hizmetinin aksamadan yürütülmesi amacıyla elektrik, su,    internet, temizlik, asansör, iklimlendirme ve otomasyon sistemleri, iç-dış kameralar ve sistemleri, serverlar, yangın algılama, hırsızlık alarm sistemleri, bina girişi turnike sistemleri, bina açma-kapama ve benzeri iş ve işlemlerin yürütülmesini, takibini, kontrolü yapmak ve bu esnada oluşabilecek sorunların giderilmesini sağlamak. Ayrıca bu işlemleri yapacak personellerin görevlendirilmesine ilişkin yazışmaları ve listelerini yapmak ve bunlara ilişkin onayların alınmasını sağlamak. Tüm bu işlemlerle ilgili bakım-onarım, malzeme gereksinimi ve diğer ihtiyaçlar hasıl olduğunda, zamanında idareye bilgilendirmede bulunmak ve üniversite ilgili birimlerine gönderilmek üzere bu işlerin yazışmalarını- taleplerini yapmak. Yine tüm bu işlemlerle ilgili doğabilecek olumsuzluklara ilişkin öncesinde/zamanında İdareye  bilgilendirmede bulunmak ve gerekli-yeterli tüm tedbirleri almak, alınmasını sağlamak ve bunlara ilişkin yazışmaları-talepleri yapmak.

5- Kütüphane binasında iş sağlığı ve güvenliği açısından tehlike arz eden iş/durum/olaylarla ilgili gerekli ve yeterli tüm tedbirlerin alınmasına ilişkin iş ve işlemleri yerine getirmek, oluşabilecek sorunların giderilmesini sağlamak. Tüm bu işlemlerle ilgili doğabilecek olumsuzluklara ilişkin öncesinde/zamanında İdareye  bilgilendirmede bulunmak. Aynı zamanda tüm bu işlemlerle ilgili bakım-onarım, malzeme gereksinimi ve diğer ihtiyaçlar hasıl olduğunda, zamanında idareye bilgilendirmede bulunmak bunlara ilişkin yazışmaları-taleplerini yapmak. Yine tüm bu işlemlere ilişkin üniversite ilgili birimlerine gerekli yazışmaları yapmak.

6- Kütüphanenin dış kullanımıyla (üniversite öğrencileri ve akademik personel hariç) ilgili ücret alınmasına ilişkin gerekli iş ve işlemleri; kurum tarafından belirlenen usul-esas-yazı-talimatlara uygun şekilde yürütmek. Bu işlemlerle ilgili gerek kurum tarafından belirlenen usul-esas-yazı-talimatlara gerekse ilgili mevzuatlara göre gerekli personel görevlendirmelerin yapılmasını, onaylarının alınmasını sağlamak. Yine bu işlemden kaynaklı elde edilen gelirlerin ilgili mevzuatlara uygun şekilde tüm işlemlerini yerine getirmek ve bu elde edilen gelirlerin üniversite ilgili birimlerine yazışma ile zamanında gönderilmesini sağlamak.

7- Müdürlükler altında görev yapmakta olan personellerin mesaiye geliş ve gidiş saatlerinin imza çizelgesi üzerinden / kart okuma sistemi üzerinden takip ve kontrol edilmesi ile ilgili işlemler ( izin, görevlendirme ve  sağlık v.b. ) birim amirlerince yapılarak İdareye sunulması ve bu işlemlere ilişkin olumsumsuz durumlar hakkında İdareye zamanın da bilgi vermek.

Daire Başkanlığında İşçi statüsüyle çalışmakta olan personellerin ay sonu İdari Hizmetler Şube Müdürlüğünce yapılan hak ediş cetveleri  işçinin bağlı olduğu Şube Müdürlerince de paraflanacaktır.

İzinlerle ilgili  madde de belirtilen işlemler aşağıdaki prosedür çevcevesinde yürütülecektir ;

     a ) Islak imza evrakını oluşturan personel imza aşamalarında önce İdari Hizmetler Şube Müdürlüğüne paraf açacak ( İzin hakları ile ilgili kontroller yapılacaktır),

     b ) Olur için bağlı bulunduğu Şube Müdürüne imza açılacak,

     c ) Onay için Daire Başkanlığınına imza açılacak.

Mesaiye geliş ve gidiş saatleri ile ilgili kontroller aşağıdaki prosedür çercevesinde yürütülecektir ;

     a ) Kart okuma sisteminden sorumlu personel her gün birimle ilgili dökümlerini Şube Müdürlerine, Şube Müdürlerinin ilgili dökümleri ise Daire Başkanlığı mail adresine gönderilecektir.

     b ) Şube Müdürlüğüne gönderilen bilgiler taraflarınca kontrol edilerek varsa oluşan olumsuzluklar Daire Başkanlığına yazılı olarak bildirilecektir,

     c ) Şube Müdürleri ile ilgili oluşan çizelgelerin kontrol ve değerlendirme işlemleri Daire Başkanlığınca , izin sürelerinin kontrolü İdari Hizmetler Şube Müdürlüğünce yürütülecektir..

8- Satın almaya ait ihtiyaçlarının zamanında belirlenerek İdareye bilgilendirme yapmak. Satın alınan her türlü mal, malzeme, ekipman ve bunlara  benzerlerinin  alım   ve ödeme işlemlerinin mevzuatlara uygun şekilde yürütülmesini sağlamak. Bunlara ilişkin yazışmaları ve personel görevlendirme işlemlerini yapmak ve onaylarının alınmasını sağlamak.

9- Taşınır Mal Yönetmeliğine uygun olarak taşınır işlemlerinin yürütülmesini sağlamak. Bu işlemlere ilişkin İdareye bilgilendirmede bulunmak.

10- Kütüphane dış kullanım, üyelik ve gecikme bedellerine ait ücret cetvelinin hazırlayarak İdareye sunmak.

11- Kurum tarafından belirlenen Daire Başkanlığımız yönergesinde doğrultusunda bağış işlemlerine ilişkin görevlendirilecek personele ilişkin yazışmaları yapmak ve onaylarının alınmasını sağlamak.

12- Daire Başkanının vereceği diğer ve benzeri görevleri yerine getirmek.

İDARİ HİZMETLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ PERSONELİ