TEKNİK HİZMETLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI

1- Daire Başkanlığının misyonu ve vizyonu çerçevesinde sorumlu olduğu şubenin işleyişini yürütmek, sevk ve idaresini sağlamak.

2- Birimi ilgilendiren kurum içi ve kurum dışı yazışmaların yapılmasını, onaylarının alınmasını sağlamak ve bunlara ilişkin İdareye bilgilendirmede bulunmak.

3- Kütüphane bilgi kaynaklarının sağlanması, kullanıma sunulması, kullanım esnasında oluşabilecek sorunların giderilmesini sağlamak ve bunlara ilişkin İdareye bilgilendirmede bulunmak.

4-  Sağlama/koleksiyon geliştirme, kataloglama, sınıflama, elektronik kaynaklar, bilimsel-tez açık erişim otomasyon hizmetlerinin yürütülmesini sağlamak. Bunlara ilişkin İdareye bilgilendirmede bulunmak.

5- Bilimsel yayın açık erişim kontrolü ve sorumlusu olarak gerekli iş ve işlemleri yürütmek.  Bunlara ilişkin yazışmaları, personel görevlendirmelerini yapmak ve onaylarının alınmasını sağlamak. Tüm bunlara ilişkin İdareye bilgilendirmede bulunmak.

6- Kütüphanenin abone olduğu veri tabanlarının kullanım istatistiklerini takip etmek ve İdare ye sunmak.

7-Elektronik veri tabanlarının verimli bir şekilde kullanılmasını sağlamak amacı ile yeni aboneliklerin deneme erişimlerinin kullanıcılara duyurulmasını sağlamak ve veri tabanı sorumluları ile iletişime geçerek kullanıcı eğitimleri düzenlemek. Ayrıca abone olunan elektronik ya da basılı kaynakların verimli kullanılmasına yönelik politikalar geliştirmek ve bu politikaları İdareye sunmak.

8- Üniversitemiz akademisyen ve öğrencilerin veri tabanlarından yararlanması için ilgili birimler ile koordineli çalışmak. Bu konuda E.Ü. Ölçme ve Değerlendirme Uygulama ve Araştırma Merkezi ile Arşiv ve İstatistik Şube Müdürlüğünün ortak belirleyeceği esaslar çercevesinde Daire Başkanlığınca uygunluğu onaylanan bilgilerin çalışmalarını hazırlayarak, değerlendirme anketleri düzenlemek ve bu çalışmaları idareye bildirmek.

9- Satın alınacak bilgi kaynaklarına ilişkin olarak akademik birimlerden görüşlerin/taleplerin alınması ayrıca alınan istatistiği veriler doğrultusunda satın almaya ait ihtiyaçlarının zamanında belirlenerek bütçe tespitinin yapılmasını sağlamak ve her yıl en geç Aralık ayında Rektörlük ilgili birimine bu çalışmaların-taleplerin bildirilmesini sağlamamak üzere tüm bu çalışmaları İdareye sunmak. Tüm bu işlemlere ilişkin yazışmaları ve personel görevlendirme işlemlerini yapmak ve onayların alınmasını sağlamak.

10- Deneme erişimleri için veri tabanı yetkilileri ile görüşülmesi ve veri tabanlarından elde edilen  verilerin okuyucuya iletilmesini sağlamak.

11- Kütüphane otomasyon programını etkin kullanımını, eğitimde kullanılacak yeni teknolojileri takip etmek, bunlara ilişkin İdareye bilgilendirmede bulunmak ve bunları ilgili üniversite birimlerine duyurulmasını sağlamak.

12- Ayrıca otomasyon sistemiyle ilgili hataların ivedilikle düzeltilmesini sağlamak ve sistem güncelleştirmelerini kontrol ve takip etmek. Sistemden kütüphane hizmetlerine katkı sağlayacak veri ve bilgileri, ilgili birimlere iletilmesinde görevli olmak. Tüm bu işlemlere ilişkin İdareye bilgilendirmede bulunmak. 

13- Bibliyografya taramaları yapmak, yeni çıkan yayınları okuyucuya duyurmak ve enformasyon hizmetlerini yürütmek. Bunlara ilişkin İdareye bilgilendirmede bulunmak.

14- Müdürlükler altında görev yapmakta olan personellerin mesaiye geliş ve gidiş saatlerinin imza çizelgesi üzerinden / kart okuma sistemi üzerinden takip ve kontrol edilmesi ile ilgili işlemler ( izin, görevlendirme ve  sağlık v.b. ) birim amirlerince yapılarak İdareye sunulması ve bu işlemlere ilişkin olumsumsuz durumlar hakkında İdareye zamanın da bilgi vermek.

Daire Başkanlığında İşçi statüsüyle çalışmakta olan personellerin ay sonu İdari Hizmetler Şube Müdürlüğünce yapılan hak ediş cetveleri  işçinin bağlı olduğu Şube Müdürlerince de praflanacaktır.

İzinlerle ilgili  madde de belirtilen işlemler aşağıdaki prosedür çevcevesinde yürütülecektir ;

     a ) Islak imza evrakını oluşturan personel imza aşamalarında önce İdari Hizmetler Şube Müdürlüğüne paraf açacak.

     b ) Olur için bağlı bulunduğu Şube Müdürüne imza açılacak,

     c ) Onay için Daire Başkanlığınına imza açılacak.

Mesaiye geliş ve gidiş saatleri ile ilgili kontroller aşağıdaki prosedür çercevesinde yürütülecektir ;

    a ) Kart okuma sisteminden sorumlu personel her gün birimle ilgili dökümlerini Şube Müdürlerine, Şube Müdürlerinin ilgili dökümleri ise Daire Başkanlığı mail adresine gönderilecektir.

    b ) Şube Müdürlüğüne gönderilen bilgiler taraflarınca kontrol edilerek varsa oluşan olumsuzluklar Daire Başkanlığına yazılı olarak bildirilecektir,

    c ) Şube Müdürleri ile ilgili oluşan çizelgelerin kontrol ve değerlendirme işlemleri Daire Başkanlığınca, izin sürelerinin kontrolü İdari Hizmetler Şube Müdürlüğünce yürütülecektir..

15- Daire Başkanının vereceği diğer ve benzeri görevleri yerine getirmek.

TEKNİK HİZMETLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ PERSONELİ